• De Loods stelt zich niet aansprakelijk voor diefstal, vermissing of beschadiging van goederen ingebracht door de huurder. De huurder dient hiervoor zelf een (evenementen-) verzekering af te sluiten. 
• De Loods is niet aansprakelijk voor persoonlijke ongevallen van de huurder. 
• De huurder erkent aansprakelijkheid voor schade aan het gebouw en goederen veroorzaakt door zichzelf of ingeschakelde personen/organisaties. 
• De Loods kan te allen tijde personen (eventueel aangetrokken door de huurder) weigeren op het terrein van De Loods. 
• Indien het event een publiekevenement aanvraag betreft geeft De Loods enkel toestemming aan de huurder na goedkeuring van het crowd control plan.  
• Voor publieksevenementen op het buiten terrein dient een evenementenvergunning aangevraagd te worden bij de gemeente Rijswijk met in achtneming van de wettelijke gestelde (tijd) aanvraagprocedure.

Parkeren 

• Wanneer overeengekomen in de offerte stelt De Loods 50 parkeerplaatsen op eigen terrein beschikbaar aan de huurder.  

 Opbouw en afbouw 

• Opbouw is mogelijk vanaf 08.00 uur.    
• Afbouw kan enkel dezelfde dag, tenzij anders besproken.

Schoonmaakkosten
De kosten van basisschoonmaak zijn al dan niet inbegrepen in de zaalhuur. Indien de basisschoonmaak na het evenement die afdoende is, worden extra schoonmaakkosten in rekening gebracht.  

Roken/Vuur  

• Gebruik van vuur(werk) is niet toestaan.   
• Roken is alleen toegestaan op daarvoor aangegeven plekken. 
• Meldt het gebruik van rookmachines vooraf aan de locatiemanager.  

Brandvoorschriften 

Eigen ingebrachte brandbare materialen moeten zijn voorzien van een certificaat van brandvoortplantingsklasse 1 of 2 (vanuit fabriek geïmpregneerd) of een impregneercertificaat niet ouder dan 4 dagen (geïmpregneerd door een gecertificeerd bedrijf). De brandweer kan dit tijdens de bijeenkomst controleren en afkeuren.   

Schade
Indien er door de huurder schade wordt veroorzaakt aan materialen of ruimtes van De Loods worden hiervoor kosten in rekening gebracht, dit is exclusief eventuele gevolgschade d.m.v. bedrijfstilstand.  

Bevestigen van materialen op de locatie 

• Het aanbrengen van tape achtige soorten op de vloer en wanden is niet toegestaan. 
• De locatie dient met respect behandeld te worden, m.a.w. niet boren, timmeren, geen plakbandresten etc.    
• Indien versieringen worden opgehangen, moeten deze zijn voorzien van een certificaat voor brandwerendheid, tevens mogen er bij het ophangen niets worden beschadigd. De certificaten dienen uiterlijk een week voor het event in het bezit te zijn van de locatiemanager. Ook dient men de versiering zelf te verwijderen na afloop van het evenement. 

Opties op De Loods evenementenlocatie
De geïnteresseerde klant kan een optie plaatsen op een of meerdere van onze eventruimte(s) in De Loods. Deze optie is geldig voor twee weken, na deze twee weken vervalt de optie automatisch. Verlengen van de optie is in overleg mogelijk.
Er kan een tweede optie worden geplaatst indien de ruimte nog niet definitief is gereserveerd. In dit geval wordt er een tweede optie geplaatst en wordt de eerste optant hierover geïnformeerd. Zodra de tweede optant definitief akkoord geeft, door middel van een getekende offerte, heeft de eerste optant twee werkdagen (48 uur) de tijd om akkoord te geven op de offerte. Wanneer optant 1 akkoord geeft binnen deze twee werkdagen vervalt de optie van de tweede optant. Indien zij niet binnen twee werkdagen accorderen vervalt de optie van optant één en wordt de optie van optant twee omgezet in een definitieve reservering.   

Definitief reserveren en aanbetaling 

De ruimte is definitief gereserveerd wanneer men de getekende bevestiging heeft
geretourneerd.  

Aanbetaling 

• 70% van de overeengekomen opdrachtsom als aanbetaling bij de totstandkoming van de overeenkomst te betalen, uiterlijk 2 weken na akkoord. 
• 30% van de overeengekomen opdrachtsom dient de huurder uiterlijk 2 weken na de uitvoering van de overeenkomst te hebben betaald.  

Eventuele meer- of minderkosten worden door De Loods aansluitend aan de uitvoering van de overeenkomst als eindafrekening gefactureerd onder verrekening van de aanbetaling. Voor elk van de betaalmomenten stuurt De Loods tijdig een factuur aan de huurder. De eindafrekening voorziet in een nauwkeurige specificatie van de verleende diensten en van een specificatie op nacalculatie te factureren diensten alsmede een specificatie van de btw.  

De betalingstermijn is een fatale termijn. De huurder is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.  

Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is de huurder van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-.               

Huurders vanuit het buitenland zijn gehouden aan de door de Nederlandse fiscus verstrekte richtlijnen met betrekking tot betaling van btw.  

De facturen kunnen worden overgemaakt op IBAN: NL43 INGB 00086547 50 ten name van Pels-Rozendal O.G. B.V..    

Annulering gehele bijeenkomst 

Het kan gebeuren dat de huurder, om welke reden dan ook, de reservering wilt annuleren. Zodra de huurder hiervan op de hoogte is, moet de huurder De Loods zo snel mogelijk informeren via de e-mail: evenementen@dekennisloods.nl. Wij werken met de volgende annuleringsregeling: 

• Indien een overeenkomst definitief is, kan tot zes maanden voor aanvang van de bijeenkomst geheel kosteloos worden geannuleerd. 
• Indien binnen zes maanden voor aanvang van de bijeenkomst tot twee maanden voor aanvang van de bijeenkomst wordt geannuleerd, wordt 30% van het geraamde factuurbedrag in rekening worden gebracht. 
• Indien binnen twee maanden voor aanvang van de bijeenkomst wordt geannuleerd, wordt 70% van het geraamde factuurbedrag in rekening gebracht. 
• Bij annulering binnen twee weken voorafgaand aan de bijeenkomst (of op de werkdag ervoor na 17 uur), wordt het gehele geraamde factuurbedrag in rekening gebracht. 
• Als datum van annulering geldt, de eerste datum waarop de annulering door De Loods is ontvangen.

Annulering individuele deelnemers
De kostenbegroting is gebaseerd op het aantal gasten zoals vermeldt in de overeenkomst. Indien er een wijziging in het aantal gasten plaatsvindt, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening van de overeenkomst. 

• De huurder is verplicht De Loods zo snel mogelijk per email te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen ontstaan die afwijken van de overeenkomst. 
• Vermindering van het overeengekomen gastenaantal met verrekening van kosten is slechts eenmalig mogelijk tot tien werkdagen voor aanvang van het evenement tot een maximum van 5% van het overeengekomen gastenaantal. Verrekening zal daar waar van toepassing plaatsvinden tegen overeengekomen voorwaarden. De Loods heeft het recht om ingeval van een vermindering hoger dan 5% zijn calculaties aan te passen aan de dan ontstane situatie, waaronder een andere ruimte. 
• Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering dan het overeengekomen aantal, worden de daarmee samenhangende kosten op basis van de gegevens vermeld in de overeenkomst extra in rekening gebracht. Het door De Loods vastgestelde aantal aanwezige gasten is daarin maatgevend.